個人情報保護法の改正に伴い町内会で注意すべきこと

個人情報保護法の改正について

平成27年9月に改正個人情報保護法が成立し、平成29年5月30日に全面施行されました。

改正前は5000人以下の事業者（町内会や任意の地縁団体含む）は法の対象外とされていましたが、改正後は町内会も対象にすべての事業者に個人情報保護法が適用されます。

そこで、注意する点をまとめましたので参考としてください。

1.個人情報を取得するとき

個人情報の利用目的と利用範囲を明確にする

「町内会会議の招集連絡や、災害時の避難連絡、救助活動等の際に必要となるため。会員名簿を作成し配布する」など、個人情報を取得する目的を明確にする必要があります。

町内会はすでに個人情報をお持ちのため、その個人情報の活用など、会員本人に伝える（回覧や総会など）必要があります。

そうすることで、現在取得している個人情報に対して、「町内会が目的の範囲内で利用することに本人の許可を得た」ということになります。

今後新たな個人情報を取得する際には、個人情報を集める際に配布する用紙に上記のような利用目的を記載しておく必要があります。

2.個人情報の保管について

保管、管理方法を明確にする

個人情報を提供した町内会員が安心できるように「会長または会長が指定する役員が保管するものとし、適正に管理運用する」など、保管、管理方法を明確にしておく必要があります。

また、必要なくなった個人情報は、「不要となった個人情報は会長の立ち合いのもとですみやかに破棄する」など、破棄する時期、方法などをきめておきましょう。

3.個人情報の提供について

会員に対して提供する場合

予め「名簿に記載されている会員に対して配布するため」と伝えた上で個人情報を取得していれば、同意を得たこととなりますので、配布しても大丈夫です。ただし、配布した会員に対して、盗難、紛失、転売など取扱いの注意を呼び掛けておくことも重要です。

第三者に対して提供する場合

行政、学校、他の町内会や地縁団体など、第三者に提供することは原則できません。そのため、提供する可能性がある第三者に対しては、個人情報を取得する際に「どのような場合において提供するか」について、予め記載した上で個人情報を取得しましょう。

例外の取扱いについて

警察からの照会、災害発生時の安否確認、人の生命、財産を守る場合などは例外として、本人の同意を得ないでも提供できるとされています。

しかしながら、警察、行政を語った詐欺事件なども多発しているため、電話などの問い合わせについては一定の注意を図りましょう。

よくある質問

1.個人情報とは

生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものを指します。氏名だけでなく、住所や電話番号、町内会の役職等も氏名とひも付けて管理している場合は、個人情報になります。

2.すでに配布した会員名簿はどうすればよいか

町内会の中で認識されている「利用目的」の範囲内で取り扱うのであれば特に何かをする必要はありません。しかし、同意を得ていないと考えられる場合や、個人情報を取得した際の状況が不明であったり、第三者から情報を頂いた場合については、改めて同意を得る必要があります。

3.同意は口頭でもよいか

口頭でも大丈夫です。しかし、同意を得た日時、相手などの記録をとっておく必要があります。また、本人の判断能力が不十分である場合は、親権者や法廷代理人等から意見を得ても大丈夫です。

4.いつまでに対応すればよいか

特に期限がもたれているわけではありませんが、罰則を科せられる可能性があります。早めに対応してください。

個人情報の保護に関する法律（抜粋）

第八十三条　個人情報取扱事業者（その者が法人（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。第八十七条第一項において同じ。）である場合にあっては、その役員、代表者又は管理人）若しくはその従業者又はこれらであった者が、その業務に関して取り扱った個人情報データベース等（その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。）を自己若しくは第三者の不正な利益を図る目的で提供し、又は盗用したときは、一年以下の懲役又は五十万円以下の罰金に処する。

5.罰則の対象は

法律では「個人情報取扱事業者の役員、代表者又は管理人若しくはその従業者又はこれらであった者」とされているため、会長、役員、理事などが該当します。

6.個人情報を紛失してしまった場合の対応は

法律では、「不正な利益を図る目的で提供又は盗用した場合」となっておりますので、過失での罰則はありませんが、各町内会で定めたルールに沿って対応する必要があります。
責任者への連絡、被害拡大の防止、影響を受ける本人への連絡、再発防止案の策定など。

7.個人情報に関する相談窓口は

個人情報保護委員会があります。
個人情報保護委員会とは、マイナンバーなども含む個人情報の有用性に配慮しつつ、その適正な取扱いを確保するために設置された機関となっており、個人情報保護法等の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えします。

個人情報保護委員会個人情報保護法質問ダイヤル

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03-6457-9849

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土日祝日及び年末年始を除く9時30分から17時30分まで