第三者から証明書の交付請求ができる場合

本人等以外の第三者から戸籍謄本等の交付請求ができるのは、次に記載した場合に限られ、かつ、具体的事由を明らかにする必要があります。

また、記載内容の漏れや不明点があった場合は、証明書を発行できないことがありますので、あらかじめご了承ください。

  1. 自己の権利を行使し、又は自己の義務を履行するために戸籍の記載事項を確認する必要がある場合
    (例)貸金債権者が特定の債権の回収を要する場合で、債務者の死亡により相続人を特定する必要がある場合

  2. 国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
    (例)相続人である兄弟が相続税の確定申告のためその提出書類として被相続人である兄弟の戸籍謄本を税務署に提出する場合

  3. その他戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある場合
    (例)成年後見人であった者が成年被後見人の死亡に伴い、その遺産を相続人に渡す必要があるところ、その相続人を特定する必要がある場合

申請に必要なもの

個人が窓口で請求する場合

1.交付申請書

交付申請書 [166KB pdfファイル] 

戸籍が必要な理由を具体的に記載してください。

(理由記載例)

  1. 提出先は○○税務署であり、
  2. 請求者(甲)は、令和○年○月○日に死亡した弟乙の相続人(兄)として乙の財産を相続によって取得したが、その相続税の確定申告書の添付資料として乙が記載されている戸籍謄本を提出する必要があるため。
2.請求者の本人確認書類

本人確認書類について詳しくは「本人確認について」をご覧ください。

3.疎明資料

  • 契約書の写し等、請求者と対象者の関係が分かるもの
  • 消除された住民票等被相続人の死亡が確認できる書類

交付申請書の記載から請求理由が明らかにならない場合は、必要な説明を求めたり、追加資料の提出を求めることがあります。

4.手数料

手数料について詳しくは「発行手数料一覧」をご覧ください。

 

法人が窓口で請求する場合

1.交付申請書(以下の事項をご記入ください)

交付申請書 [166KB pdfファイル] 

  • 法人名称
  • 法人代表者の氏名
  • 担当者の氏名、生年月日
  • 事務所の所在地
  • 戸籍が必要な具体的理由
    • 理由記載例
      1. 請求者(甲)は、乙に対し、令和○年○月○日、弁済期を令和○年○月○日として○○万円として貸し渡したが、
      2. ○○万円が未返済のまま、
      3. 乙が令和○年○月○日死亡したことから、当該貸金の返還を求めるにあたり乙の記載されている戸籍によってその相続人を特定する必要があるため。
2.代表者の資格証明書(法人の代表者事項証明書)

発行日から3か月以内の「原本」を提出してください。還付を希望される場合は、原本と合わせて「原本と相違ない」旨の記載がある謄本も提出し、還付を希望する旨をお申し出ください。

3.社員証又は代表者が作成した委任状原本

代表者が請求の任に当たっている場合は不要です。

名刺や会社の健康保険証は社員証とはみなしませんので、ご注意ください。

委任状については、委任内容として還付を請求する権限を有する旨の記載がある場合に限り原本還付請求ができます。還付を希望される場合は、原本と合わせて「原本と相違ない」旨の記載がある謄本も提出し、還付を希望する旨をお申し出ください。

4.請求の任に当たっている人の本人確認書類

本人確認書類について詳しくは「本人確認について」をご覧ください。

5.疎明資料

  • 契約書の写し等、請求者と対象者の関係が分かるもの
  • 消除された住民票等被相続人の死亡が確認できる書類

交付申請書の記載から請求理由が明らかにならない場合は、必要な説明を求めたり、追加資料の提出を求めることがあります。

6.手数料

手数料について詳しくは「発行手数料一覧」をご覧ください。

 

個人が郵送で請求する場合

1.郵送申請書

戸籍謄抄本等郵送申請書 [58KB pdfファイル] 

戸籍が必要な理由を具体的に記載してください。

(理由記載例)

  1. 提出先は○○税務署であり、
  2. 請求者(甲)は、令和○年○月○日に死亡した弟乙の相続人(兄)として乙の財産を相続によって取得したが、その相続税の確定申告書の添付資料として乙が記載されている戸籍謄本を提出する必要があるため。

記入漏れがありますと、申請書の内容について電話で確認をする場合や、発行をお断りする場合がありますので、注意してご記入ください。

2.請求者の本人確認書類の写し

写しを送付する際は、請求する人の氏名と現住所が記載されたものを送付してください。住所が裏面に記載されている場合は裏面もコピーしてください。

なお、郵送による請求の場合、現住所が証明の対象とされていない書類(パスポートなど)は本人確認書類にはなりません。

健康保険証について、住所記入欄がある場合は、現住所を必ずご記載ください。

健康保険証の写しを送付いただく際には、被保険者等記号・番号と保険者番号をマスキング(黒塗り)して送付していただくようお願いいたします。
本人確認書類について詳しくは「本人確認について」をご覧ください。

3.疎明資料

  • 契約書の写し等、請求者と対象者の関係が分かるもの
  • 消除された住民票等被相続人の死亡が確認できる書類

交付申請書の記載から請求理由が明らかにならない場合は、必要な説明を求めたり、追加資料の提出を求めることがあります。

4.手数料

郵便局で手数料分の定額小為替を購入して同封してください。お釣りのないようお願いします。また、切手や印紙でのお支払いはお受けできませんのでご注意ください。

手数料について詳しくは「発行手数料一覧」をご覧ください。 

5.返信用封筒

請求者の住所・氏名をご記入の上、切手を貼ってください。(定型封筒25グラムまで普通郵便84円。通数が多い場合、84円を超えることがあります。送料が切手の額面を超える場合は、「先方払い」扱いにて送付させていただきます。)

送付先は、本人確認書類に記載された現住所になります。

送付先

353-8501

埼玉県志木市中宗岡1-1-1

志木市役所総合窓口課あて

 

法人が郵送で請求する場合

1.郵送申請書(以下の事項をご記入ください)

戸籍謄抄本等郵送申請書 [58KB pdfファイル] 

  • 法人名称
  • 法人代表者の氏名
  • 担当者の氏名、生年月日
  • 事務所の所在地
  • 戸籍が必要な具体的理由
    • 理由記載例
      1. 請求者(甲)は、乙に対し、令和○年○月○日、弁済期を令和○年○月○日として○○万円として貸し渡したが、
      2. ○○万円が未返済のまま、
      3. 乙が令和○年○月○日死亡したことから、当該貸金の返還を求めるにあたり乙の記載されている戸籍によってその相続人を特定する必要があるため。

記入漏れがありますと、申請書の内容について電話で確認をする場合や、発行をお断りする場合がありますので、注意してご記入ください。

2.代表者の資格証明書(法人の代表者事項証明書)

発行日から3か月以内の「原本」を送付してください。還付を希望される場合は、原本と合わせて「原本と相違ない」旨の記載がある謄本も送付し、還付を希望する旨を記載してください。

3.社員証の写し又は代表者が作成した委任状原本

代表者が請求の任に当たっている場合は不要です。

名刺や会社の健康保険証は社員証とはみなしませんので、ご注意ください。

委任状を送付する場合は「原本」を送付してください。委任状については、委任内容として還付を請求する権限を有する旨の記載がある場合に限り原本還付請求ができます。還付を希望される場合は、原本と合わせて「原本と相違ない」旨の記載がある謄本も送付し、還付を希望する旨を記載してください。

4.請求の任に当たっている人の本人確認書類の写し

本人確認書類について詳しくは「本人確認について」をご覧ください。

写しを送付する際は、請求する人の氏名と現住所が記載されたものを送付してください。住所が裏面に記載されている場合は裏面もコピーしてください。

なお、郵送による請求の場合、現住所が証明の対象とされていない書類(パスポートなど)は本人確認書類にはなりません。

5.疎明資料

  • 契約書の写し等、請求者と対象者の関係が分かるもの
  • 消除された住民票等被相続人の死亡が確認できる書類

交付申請書の記載から請求理由が明らかにならない場合は、必要な説明を求めたり、追加資料の提出を求めることがあります。

6.手数料

郵便局で手数料分の定額小為替を購入して同封してください。お釣りのないようお願いします。また、切手や印紙でのお支払いはお受けできませんのでご注意ください。

手数料について詳しくは「発行手数料一覧」をご覧ください。

7.返信用封筒

請求者の所在地・会社名をご記入の上、切手を貼ってください。(定型封筒25グラムまで普通郵便84円。通数が多い場合、84円を超えることがあります。送料が切手の額面を超える場合は、「先方払い」扱いにて送付させていただきます。)

送付先は原則、代表者の資格証明書に記載された法人の本店又は支店の所在地となります。その他の支店、営業所への返送を希望される場合は、その所在地が記載されている書類(公開しているホームページの事業所一覧、パンフレットなど)を同封してください。

送付先

353-8501

埼玉県志木市中宗岡1-1-1

志木市役所総合窓口課あて

郵送の場合にお手元に届くまでの期間について

返送には通常郵便を使用しております。

ご請求いただいてからお手元に証明書等が届くまで日数がかかる場合がありますので、ご了承ください。

 

入力されたデータは、SSLプロトコルにより
暗号化されてサーバーに送信されます。